DANAconnect provee para los auditores externos este sencilla herramienta para la autenticación de documentos de Auditoría de Archivado de Email. Aunque la herramienta es sencilla en su uso, le recomendamos que lea el contexto de cómo se genera y de lo que significa este reporte, en esta misma página más abajo.
DANAconnect es una plataforma SaaS de Comunicación con el Cliente (CCM) diseñada para instituciones financieras como bancos, aseguradoras y compañías de Fondos de Retiro y AFP.
DANAconnect permite el envío masivo de emails con información personalizada para cada destinatario. Además de los mensajes de correo electrónico personalizados, DANAconnect también permite acompañar el email con archivos adjuntos específicos para cada destinatario.
Una de las funcionalidades clave de la plataforma es el módulo de Archivado de Email que se centra en los aspectos críticos de cumplimiento y auditoría relacionados con el envío de mensajes de correo electrónico a los clientes. Este módulo está diseñado para facilitar el proceso de auditoría por parte de entidades externas, incluidos entes reguladores gubernamentales.
El módulo de Archivado de Email de DANAconnect captura y almacena automáticamente una copia de cada correo electrónico enviado a los clientes, así como las bitácoras de traza de envío y recepción de los emails generadas por los servidores de envío y de destino del email. Estas copias se almacenan en un entorno seguro y encriptado, durante el tiempo que el cumplimiento regulatorio del país donde la empresa emisora del mensaje lo requiera. El sistema permite realizar la búsqueda por el criterio de fecha y remitente. Asimismo, el sistema almacena el contenido del mensaje original, así como los nombres de los archivos adjuntos enviados, lo que facilita la tarea de auditoría.
El módulo de Módulo de Auditoría de Mensajes, permite a los usuarios de la plataforma (usuarios de la empresa remitente de los mensajes de email) generar un reporte seleccionando la comunicación o comunicaciones específicas que se han enviado a un buzón de email en cierta fecha o rangos de fecha establecidos.
Para generar un documento de reporte de auditoría de email se debe ingresar al Módulo de Auditoría de Mensajes de la plataforma DANAconnect con credenciales de usuario. Incluimos a continuación unas imágenes de las pantallas tomadas directamente desde la aplicación de auditoría en la plataforma DANAconnect.
Se colocan los parámetros de búsqueda necesarios en los cuales estará basado su reporte: buzón de email del destinatario y fecha del envío. Al haber obtenido los resultados que pueden ser uno o varios registros, se hace clic en el icono de búsqueda para cada uno de los registros, ubicado en la columna derecha.
Al hacer clic en el icono de la lupa, se desplegará una ventana donde se podrá visualizar un resumen de la comunicación seleccionada. En esta ventana, al hacer clic en el icono de documento en la esquina superior derecha, es posible hacer la descarga del archivo PDF que contiene el documento del reporte de auditoría. También es posible imprimirlo.
Finalmente, se descarga el reporte en PDF con el detalle de las comunicaciones seleccionadas. En la página siguiente puede ver un ejemplo de cómo normalmente se ve vería un documento PDF de reporte de auditoría de email.
DANAconnect provee para los auditores externos un acceso sencillo a una herramienta en línea de validación de la autenticidad del documento de auditoría.
Los reportes de auditoría incluyen la siguiente información
Primera página:
Segunda página:
Tercera página:
En los documentos de reportes de auditoría la segunda página del PDF contiene la Bitácora de Evidencia Técnica. Las bitácoras de evidencia técnica son registros detallados que documentan cada intento de entrega de un correo electrónico. Estos registros son esenciales para entender el flujo de comunicación entre el servidor de origen y el servidor de destino. Permiten a los auditores y a los equipos de TI rastrear y verificar si un correo electrónico se ha enviado y recibido correctamente, y también ofrecen información sobre cualquier problema que pueda haber ocurrido durante el proceso.
En caso de disputas legales o de reclamaciones de servicio al cliente, las bitácoras sirven como un registro imparcial de las comunicaciones enviadas y recibidas, lo que puede ser invaluable como evidencia.
Se refiere al diálogo de transferencia de datos entre los servidores involucrados en el envío y recepción de un correo electrónico. Este registro se almacena en formato crudo, sin ninguna modificación, y captura todos los detalles del intento de entrega, desde el inicio hasta el final del proceso. A continuación, desglosamos todos los elementos que aparecen detallados en formato crudo en el delivery attempt:
En el PDF del reporte de auditoría encontrará la Bitácora de Evidencia similar a la imagen que mostramos a continuación:
Delivery Attempt:
